Todo cambio provoca una extrañeza que, como un luto anticipado, pasa por tres fases: la inminencia, que es la expectativa del acontecimiento; la ejecución, que es el cambio como un todo; y la resistencia, que es la dificultad de enfrentarse al nuevo escenario. Enfrentarse a un cambio organizacional es algo similar a este momento y por eso debemos ayudar a la gente a pasar por esta transformación.

El trabajo de Human Change Management (HCM) tiene la función de gestionar este momento, evitando el desgaste y también la resistencia de los equipos en relación con las nuevas herramientas.

HCM busca crear una experiencia al usuario que vaya más allá de la tecnología. La intención es demostrar que los efectos de este cambio permitirán una mayor productividad y visibilidad del trabajo, especialmente a la hora de desplegar herramientas de gestión y agilidad.

Para que hagas un buen trabajo de HCM, te dejamos aquí 5 ideas de cómo hacerlo y mostrar a los usuarios que las nuevas funcionalidades han venido a impactar positivamente en el trabajo. 

1 – Conocer la cultura de la empresa

La investigación y la alineación entre los equipos de gestión de proyectos es esencial para el éxito. Esto ayuda a establecer las expectativas y también a trazar un plan que tenga sentido para la empresa. Si algo es demasiado disruptivo para una empresa, conocer la cultura interna ayuda a evitar fricciones y resistencias.

2 – Crear una comunicación clara y objetiva

Es muy importante tener una comunicación clara para evitar el ruido dentro y fuera de los equipos. Esto puede dificultar la adopción de la nueva función, dejándola subutilizada si los empleados no reciben una comunicación adecuada sobre el cambio.

3 – Un equipo por vez

Empezar con el equipo de TI para utilizar la nueva función, dándoles tiempo para que se familiaricen, y luego incluir diferentes funciones y equipos para que puedan utilizar la nueva función, pero no todos. De esta manera también se pone a prueba la comunicación y se ve cómo la audiencia recibe los mensajes. Una vez adaptados, es el momento de realizar la migración de toda la empresa.

4 – Encuentre embajadores

Después de hacer toda la migración, la gente tendrá preguntas y problemas con la nueva herramienta. Por lo tanto, es importante definir embajadores que apoyen a los usuarios durante los primeros días de uso y así evitar la resistencia por “no funcionar”.

5 –  Invertir en capacitación

Capacitar a los equipos ayuda a alinear a toda la empresa en la nueva función. Los empleados se sienten más seguros y pueden explorar mejor las herramientas, lo que facilita el proceso de migración. También puede crear un FAQ con las principales preguntas que puedan surgir. Si se considera necesario, una consultoría puede ayudar en este proceso.

Los cambios no son fáciles. Hay que tener en cuenta una serie de cuestiones técnicas y el factor humano. Así, un buen trabajo de HCM ayuda a integrar a los equipos y a aprovechar al máximo la nueva herramienta, ya que las personas son la clave del éxito de una nueva función o de una nueva forma de gestionar las tareas.