Otimização de Automações no Jira: Reduza Tarefas Repetitivas e Ganhe Eficiência

A criação de automações no Jira é uma excelente opção para diminuir a quantidade de trabalho repetitivo e otimização de tempo. Se você possui seus processos bem definidos, as automações podem grandes aliadas para executar tarefas tais quais preenchimento de campos de acordo com a criação da issue, categorização de prioridades, envio de comunicados e alertas, controle de SLA, etc. 

Para referência, em novembro de 2023, houve uma mudança no pacote de automações. Antes disso, o pacote de automações tinha um limite único e agrupado para todos os produtos Jira Cloud. Hoje, temos o limite de automações distribuídos de acordo com o produto do plano contratado:

Número de execuções por mês de acordo com o plano

Outra diferença que impacta diretamente no limite de execuções é que, no pacote anterior, qualquer mudança de regra acionada era contabilizada, mesmo que não tenha sido bem sucedida. No novo formato, somente as execuções bem sucedidas são contabilizadas.

Você pode validar sobre a quantidade de execuções que a instância tem sendo um administrador do Jira através do Global Automation e a aba Usage. Neste local são evidenciadas as 100 automações que estão consumindo mais na instância.

Uma maneira eficaz de economizar execuções de automações é utilizando as funções nativas do workflow do Jira. São elas: Condicionais, validadores e pós-funções. Portanto, sempre que possível, o melhor caminho é aproveitar as condições e pós-funções nativas do Jira para criar automações eficazes e economizar execuções desnecessárias, garantindo uma operação mais fluida e eficiente.

Veja abaixo alguns exemplos de automação a partir das post functions do workflow de fácil aplicação:

• Na transição para o status de encerramento é possível escolher a post function de atualizar um campo do Jira (que possui só os campos padrão) e escolher preencher a resolução como concluído;
• Inserir informações em campos personalizados quando realizar determinada transição;
• Autoassinar para o agente que realizou a transição, assim sempre que a issue for movimentada haverá um responsável.
• Copiar valor de um campo para outro;
• Limpar a informação de um campo;
• Acionar um webhook;

Exemplos de melhores práticas na criação de automações

• Evitar usar a criação de issues como acionador, pois isso impactará diretamente na quantidade de execuções. 
• Procure variar o acionador e ser mais específico em relação a quando a ação deve ocorrer. 
• Utilize o usuário do Automation for Jira como executor, pois esse usuário precisa ter as permissões relevantes para acionar a regra, além de concluir todas as ações necessárias. Por exemplo, se uma regra faz a criação de um comentário  em um item o executor da regra vai precisar ter a permissão “Adicionar Comentário”. Caso contrário, a regra vai apresentar erro.
• Verifique se as regras não entram em conflito umas com as outras.
• Garantir que a automação não tenha muitas condições para não ficar muito tempo pesquisando e isso impactar diretamente no loop detection.

Em casos que as automações nativas do workflow não são suficientes para atingir as regras do negócio e/ou o limite de execuções mensal está comprometido, os aplicativos externos (third-party apps) são a solução.

Alternativas para automações no Jira

Existem diversas alternativas para rodar automações no Jira utilizando aplicativos disponíveis no marketplace da Atlassian, cada uma com suas características e benefícios específicos.

Jira Misc Workflow Extension (JMWE)

O Jira Misc Workflow Extension (JMWE) fornece diversas extensões para workflows no Jira, facilitando a configuração e personalização sem necessidade de codificação. Permite criar condições, validações, pós-funções e ações automatizadas com base em transições de workflows. Assim, o uso do (JMWE) é ideal quando necessário criar fluxos de trabalho personalizados e automatizar tarefas repetitivas dentro do Jira. O JMWE é indicado para ações como transições de status, atualizações de campos e notificações automáticas, sendo especialmente útil para configurações sem a necessidade de código complexo.

Automation Suite for Jira Workflows (JSU)

Com uma interface intuitiva e uma ampla gama de funcionalidades, o JSU permite configurar transições automatizadas, validações e condições de maneira fácil e eficiente. Ele facilita a criação de regras personalizadas para garantir que todas as etapas do fluxo de trabalho sejam seguidas corretamente. Desse modo, o JSU é uma boa opção em termos de simplicidade e eficiência para usuários que preferem não lidar com código. Possui configurações rápidas e eficazes, oferecendo uma variedade de condições e pós-funções que facilitam a automação de tarefas comuns no Jira

Jira Workflow Toolbox (JWT)

Também oferece diversas condições, validações e pós-funções para workflows no Jira, com um enfoque em funcionalidades avançadas e personalização sem programação, apesar de suportar a execução de scripts Groovy. O JWT destaca-se por sua capacidade de lidar com lógica condicional complexa e manipulação de campos personalizados, permitindo a criação de workflows altamente customizados que atendem às necessidades específicas dos negócios.

Recomendamos o uso do JWT quando há a necessidade de integrações mais profundas e complexas com sistemas externos, ou quando é preciso executar scripts que interagem diretamente com a API do Jira. Apesar de ser uma boa opção, é importante lembrar que suas capacidades não são extensas como as do ScripRunner, por exemplo.

ScriptRunner

O ScriptRunner é uma das opções mais populares, pois além de fornecer condições, validações e pós-funções para os workflows, permite a execução de automações complexas e personalizadas usando scripts Groovy. Possui uma extensa biblioteca de scripts pré-construídos e integrações robustas com sistemas externos tais como bancos de dados, CI/CD, serviços web e repositórios. Requer conhecimento de scripting, especificamente Groovy, o que pode ser desafiador para usuários não técnicos.

Assim, o Scriptrunner é indicado quando se deseja ter o máximo controle e flexibilidade na automação e personalização do Jira. Ele permite a criação de scripts complexos que podem ser usados para uma variedade de tarefas, incluindo validações de campos, pós-funções, condições e até mesmo scripts agendados. É a melhor opção para usuários que precisam de uma solução robusta e altamente personalizável.

Todas as ferramentas citadas acima possuem uma mesma limitação: a quantidade de 100 webhooks. Isso consiste em notificar o app quando algo novo acontece, como um novo comentário ou uma atualização em um campo, ele avisa que o aplicativo pode executar. 

Ao selecionar a ferramenta adequada para automação de workflows no Jira, é essencial considerar o nível de complexidade necessário, a experiência técnica da equipe e as especificidades dos processos de negócios. Cada uma dessas ferramentas oferece vantagens únicas que podem ser aproveitadas conforme a necessidade, garantindo um gerenciamento eficiente e personalizado dos workflows.

Diferenciais das automações nativas do Jira 

Apesar de os aplicativos oferecerem soluções avançadas e personalizadas, ainda existem situações em que é melhor utilizar as automações nativas do Jira. 

Uso de emails

Devido às regulamentações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é crucial garantir que as informações sensíveis dos clientes e usuários sejam manejadas de forma segura e conforme a legislação. As automações nativas do Jira são projetadas para estar em conformidade com essas regulamentações, reduzindo o risco de violações de dados que podem ocorrer ao usar aplicativos de terceiros.

Portanto, para automações que lidam com dados pessoais e comunicações via email, recomendamos fortemente o uso das funcionalidades nativas do Jira. Isso não só assegura conformidade com a LGPD, mas também simplifica a gestão de dados sensíveis, garantindo que eles sejam tratados com o nível adequado de segurança e privacidade. 

SLA (Service Level Agreement)

Os aplicativos não possuem a mesma profundidade de integração com SLAs, pois o campo de SLA no Jira Service Management não fica disponível para monitoramento pelos aplicativos externos, por exemplo. O Jira também possui gatilhos específicos para SLA, por exemplo o “SLA threshold breached“, que permite que ações sejam executadas automaticamente quando um SLA está prestes a ser violado ou já foi violado.

Isso possibilita uma resposta imediata e eficaz dentro do próprio Jira, algo que pode ser mais complexo ou menos eficiente de implementar com aplicativos externos. Além disso, o uso de automações nativas garante melhor conformidade com regulamentações de proteção de dados e maior estabilidade do sistema.

Integração com Slack

O Jira oferece nativamente uma integração robusta com o Slack, com gatilhos específicos que podem auxiliar no monitoramento das issues, ajudando a manter todos os membros da equipe informados sem precisar alternar entre as ferramentas.

Alguns exemplos de aplicações:

• Notificação de Novo Ticket: Sempre que um novo ticket é criado, uma mensagem é enviada automaticamente para um canal específico no Slack.
• Mudança de Status: Quando o status de um ticket muda, uma notificação é enviada ao responsável via mensagem direta no Slack.

Através do Automation for Jira, é possível receber notificações focadas a partir de gatilhos e condições bem definidas conforme exemplos abaixo:

• Regra de Escalonamento: Se um ticket de alta prioridade não é atualizado dentro de 48 horas, uma notificação é enviada para um canal de gerência no Slack e ele é automaticamente atribuído a um supervisor.
• Atualização de Campos Personalizados: Quando um ticket é movido para “Concluído”, uma regra automatizada atualiza o campo “Data de Conclusão” e envia um relatório semanal consolidado para um canal de análise no Slack.

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