Neste artigo, abordaremos a importância dos workflows no Jira, mostrando como eles vão além de um simples conjunto de status. Um workflow (fluxos de trabalho) pode ser visto como uma trilha que orienta o percurso das tarefas, garantindo que sejam executadas corretamente até a entrega final. Esse percurso é definido por transições, que podem incluir ferramentas específicas para facilitar a resolução das tarefas.
Embora algumas tarefas possam parecer simples, com início, meio e fim bem definidos, frequentemente enfrentamos cenários mais complexos. Etapas adicionais, como revisões, aprovações e a gestão de impedimentos, são comuns. O workflow no Jira permite moldar esses processos para alinhar-se às regras de negócio da sua empresa. Neste artigo, exploraremos como você pode utilizar os workflows do Jira para otimizar a eficiência e a organização do seu trabalho.
Qual a importância de workflows no Jira?
- Organização e clareza na gestão de tarefas – um workflow personalizado garante que todas es etapas sejam seguidas corretamente, evitando esquecimentos e garantindo uma padronização do processo, ficando mais claro o progresso das tarefas e podendo identificar facilmente os gargalos da operação.
- Transparência e comunicação – Um workflow claro e personalizado ajuda todos a entender qual status a tarefa está durante o processo, melhorando a comunicação e a transparência para garantir uma equipe integrada.
- Automação de processos – Com a personalização do workflow é possível identificar etapas e ações repetitivas que podem ser automatizadas, como por exemplo o envio de notificações e atualizações de status, contribuindo para economia de tempo e redução de erros.
Alguns exemplos práticos de onde conseguimos aplicar um fluxo personalizado são:
- Projetos de desenvolvimento de software, onde podemos incluir status como “Planejamento”, “Desenvolvimento”, “Teste”, “Revisão e “Implantação”.
- Criação de conteúdo para o marketing de uma empresa passa por etapas como “Idealização”, “Planejamento”, “Criação de conteúdo”, “Aprovação”, “Publicação” e “Análise de métricas”.
- Numa estrutura de gerenciamento de incidentes em uma operação de TI podemos contar com os status de “Triagem”, “Escalar para suporte N2”, “Em andamento”, “Aguardando cliente” e “Concluído”.
- Um processo de RH desde a seleção até a contratação poderia contar com os status “Abertura de vaga”, “Triagem de currículos”, “Entrevista com RH”, “Entrevista técnica”, “Aprovação”, “Oferta”, “Concluído”.
Os Workflows no Jira
Os workflows no Jira estão ligados a issue types (tipos de problema) e são associados a esses tipos por meio de um workflow scheme (esquema de fluxo de trabalho). Cada projeto pode utilizar apenas um esquema de workflow, porém um esquema pode ser utilizado para mais de um projeto, possibilitando a padronização, ou cada projeto pode utilizar seu próprio esquema de workflow.
No Jira Software, os Boards estão vinculados aos workflows e seus status. Você pode criar uma nova coluna no board e mapear um status para essa coluna. Também é possível mapear um status para uma coluna existente. Todos os status presentes no workflow devem ser mapeados para uma coluna; caso contrário, as issues com status não mapeados ficarão ocultas do quadro. As transições são representadas arrastando issues entre as colunas.
Guia para criar e modificar workflows no Jira
Antes de começarmos, é importante considerar algumas observações:
- Em projetos company-managed (gerenciados pela empresa), são configurados e mantidos pelos administradores do Jira e oferecem opções de configuração avançadas que podem ser compartilhadas entre projetos. Para projetos do Jira Service Management, os fluxos de trabalho são independentes das request types (tipos de solicitação). Múltiplas request types podem compartilhar o mesmo workflow. Ao modificar esse fluxo, ele irá impactar todos os tipos de request types associados a ele.
- Projetos team-managed podem ser configurados e mantidos por administradores do projeto de equipes individuais, com opção de configuração simples e fáceis de usar. E para projetos do Jira Service Management, cada request type (tipos de solicitação) tem o seu próprio workflow. A alteração de um fluxo afeta apenas a request type associado a ele.
- Workflows ativos: Os fluxos de trabalho ativos são usados por um ou mais projetos (em um esquema de workflow ativo). Ele pode ser editado em forma de rascunho e depois publicado. Existem algumas limitações ao editar um Workflow ativo: O nome do workflow não pode ser editado, os Status do Workflow não podem ser excluídos, os IDs das etapas do Workflow não podem ser alterados. Para fazer qualquer uma das modificações listadas acima, você deve copiar o workflow, modificar a cópia e ativá-la.
- Fluxos de trabalho Inativos: Os fluxos de trabalho inativos não estão associados a nenhum workflow scheme e por sua vez a nenhuma Issue type em nenhum projeto e podem ser editados sem a necessidade de criar um rascunho.
Criando Workflows em Projetos Company-Managed
As automações no workflow
A automação de tarefas também é crucial no ambiente empresarial moderno, permitindo que equipes se concentrem em atividades estratégicas de maior valor, melhorando a eficiência e reduzindos erros humanos. Assim, podemos aplicar regras de negócio dentro do workflow, garantindo maior eficiência e consistência nos processos. A seguir, apresentamos alguns exemplos de configurações avançadas do workflow no Jira para automatizar suas tarefas:
- Acionadores: Aciona automaticamente a transição quando determinados eventos ocorrem em suas ferramentas de desenvolvimento.
- Condições: Uma condição específica, uma situação que deve existir ANTES que algo seja permitido.
- Validadores: Um validador verifica se qualquer entrada feita DURANTE a transição é válida antes da transição ser executada.
- Pós-funções: A pós função é uma ação automatizada APÓS a execução de uma transição.
- Propriedades: Defina propriedades que controlem quem pode visualizar e editar os tickets de candidatos, garantindo que apenas o pessoal autorizado do RH tenha acesso a informações sensíveis.
Com o uso de configurações avançadas no workflow, a eficiência é maximizada e a propensão a erros é minimizada, permitindo que as equipes se dediquem a atividades mais estratégicas e de maior valor.
Boas Práticas e Dicas para um Workflow personaizado
A seguir destacamos algumas das boas práticas para um workflow personalizado ajudar mais no dia a dia e na sustentação do ambiente:
- Cuide para não criar status com a mesma nomenclatura ou que tem significado redundante. Ex: Concluir, Concluído, Done, Feito, Cancelar, Cancelado.
- Se precisar utilizar um status de pendência, opte por, na tela de transição inserir um campo em que o analista preencha o motivo da pendência sendo esse campo já com valores pré definidos dos cenários de tipos de pendência que o time pode ecnontrar no dia a dia.
- Se atente para os status que você está utilizando e categoria de status. Por exemplo:
Aberto, Pendente, Reaberto, Aguardando Homologação: corresponde a uma categoria a fazer, sem ação no momento.
Em andamento, Em teste, Em desenvolvimento: Corresponde a uma categoria de trabalho iniciado.
Concluído, Cancelado, Entregue: Corresponde a uma categoria de encerramento - Não esqueça de ativar o campo de resolução na transição que faz o encerramento da tarefa, através dele é possível medir se o trabalho foi concluído, cancelado ou outro tipo de possível resolução para o cenário de aplicação.
- É possível utilizar uma post function para preencher a resolução quando a issue transitar para os status de encerramento e isso faz com que não tenha o esquecimento no preenchimento desse campo pois ele ativa o preenchimento da data de resolução, ou seja, o encerramento do item.
- Avalie se há algum recurso nativo do Jira que faça através de post function ao invés de criar automações como por exemplo o preenchimento de algum campo.
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