As etapas de gerenciamento de um projeto geralmente seguem uma metodologia estruturada que pode variar conforme o tipo de projeto e a organização. Contudo, uma abordagem comum e amplamente utilizada é a do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que define as seguintes etapas:
- Iniciação
- Planejamento
- Execução
- Monitoramento e Controle
- Encerramento
Essas etapas fornecem um framework estruturado para o gerenciamento de projetos, ajudando a garantir que os objetivos sejam atingidos dentro do prazo e do orçamento, além de satisfazer as expectativas das partes interessadas.
Desta forma, este artigo visa citar situações do dia a dia e algumas possibilidades para facilitar a Gestão do Projeto utilizando o ferramental Atlassian, seja o Jira Software, Confluence ou até mesmo plugins que vão potencializar as funcionalidades.
Etapas
1. Iniciação
Nesta etapa, podemos usar um tipo de item (issue type) para registrar os dados do projeto, transformando-o na ficha do projeto (exemplo 01) através do Jira Software. Posteriormente, esse item terá rastreabilidade com todos os requisitos e atividades. Além disso, com um fluxo de trabalho bem estabelecido que considere o ciclo de vida do projeto, podemos definir uma etapa de aprovação (exemplo 02). Nessa etapa, todo o histórico e registros necessários para o início do projeto serão armazenados usando o Confluence em conjunto com o Comala Document Management | Atlassian Marketplace e esse mecanismo pode ser associado à ficha do projeto em questão.
Benefícios alcançados:
- Clareza e Objetivos Bem Definidos:
- Ajuda a estabelecer objetivos claros e mensuráveis, garantindo que todos os membros da equipe entendam as metas e o caminho para alcançá-las.
- Alinhamento Estratégico:
- Garante que os projetos estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização, contribuindo para a realização de suas metas de longo prazo.
Possibilidades:
- Há a possibilidade de criar diferentes atributos (campos) conforme a necessidade do negócio.
- Refletir com precisão o fluxo de trabalho (ciclo de vida) do projeto na ferramenta conforme as políticas e negócio da empresa.
- Criar mecanismos para automatizar o ciclo de vida da ficha do projeto conforme a resposta na aprovação.
- Conforme o avanço do projeto, determinados campos podem ser requeridos considerando a fase existente.
- Criar templates padrões para preenchimento.
- Uso de IA (Inteligência Artificial), tanto no Jira Software, quanto no Confluence.
- Criar hierarquia dos itens considerando as camadas e público alvo:
- Estratégia;
- Tático
- Operacional
- Restringir a alteração de status de um item apenas a determinados colaboradores, de acordo com seus papéis e responsabilidades.
- Personalização das notificações conforme o avanço do projeto, direcionando as comunicações de acordo com a etapa e as partes interessadas.
2. Planejamento
Após a aprovação do projeto, iniciamos o detalhamento do escopo, o desenvolvimento do plano de gerenciamento, e o planejamento dos recursos, cronograma, orçamento, qualidade, comunicação, riscos e aquisições. A seguir, será ilustrado um exemplo de planejamento do cronograma (exemplo 03) usando o recurso de “Linha do Tempo” do Jira Software Cloud e também o planejamento de recursos (exemplo 04) para o time usando o plugin Capacity Planner – Jira Team & Resource Management | Tempo Cloud (mais detalhes).
Benefícios alcançados:
Benefícios alcançados:
- Planejamento e Organização:
- Promove um planejamento detalhado e a organização de recursos, tempo e orçamento, o que facilita a execução eficiente e o monitoramento do progresso.
- Uso Eficiente de Recursos:
- Otimiza a alocação e o uso de recursos, evitando desperdícios e garantindo que os recursos certos estejam disponíveis quando necessários.
Possibilidades:
- Criar diferentes visões.
- Atribuir outros atributos.
- Exportação do plano.
- Iteração do plano com o Confluence.
- Criar cenários (baseline).
- Planejamento para diferentes colaboradores.
- Classificação das solicitações dos recursos por disponibilidade, função e habilidades.
- Visualizar os planos e recursos de projetos para tomadas de decisões.
- Visualizar status, alocar recursos e priorizar tarefas em um único painel.
- Configurar feriados e cargas de trabalho para evitar conflitos e esgotamento.
- Relatório do planejado vs tempo real com Tempo Timesheets
3. Execução
Com o planejamento estabelecido, iniciamos a execução do projeto. Nesta fase, destacamos o dia a dia e as operações, sendo fundamental que todos os itens necessários para a execução estejam facilmente acessíveis. A comunicação deve ser clara e objetiva para garantir que todas as partes envolvidas tenham acesso às informações de acordo com suas necessidades.
Assim, algumas das maneiras pelas quais as ferramentas Atlassian podem contribuir são os quadros para Gestão à Vista, como Kanban ou Scrum (exemplo 05), adicionalmente, a possibilidade de rastreabilidade entre os itens, no qual podemos identificar as dependências (exemplo 06) e eventuais impedimentos.
Benefícios alcançados:
- Cumprimento de Prazos e Orçamentos:
- Através de um planejamento e controle, ajuda a garantir que os projetos sejam concluídos dentro do prazo e do orçamento estabelecidos.
- Melhoria na Comunicação:
- Estabelece canais de comunicação claros e eficazes entre todas as partes interessadas, melhorando a colaboração e reduzindo mal-entendidos.
- Rastreabilidade entre itens:
- A rastreabilidade entre os itens explicitada. Dessa forma, ao realizar alterações no projeto, é possível identificar quais requisitos serão impactados por essas mudanças.
Possibilidades:
- Visão dos impedimentos.
- Consulta por responsáveis e status – além da possibilidade de personalizações.
- Inserção de cores conforme a classificação necessária.
- Criação de automações para bloquear o avanço de itens associados.
- Visualização dos impedimentos através da Gestão a vista.
- Envio de notificações para os envolvidos, dependendo do tipo de dependência e associando as datas estabelecidas.
4. Monitoramento e Controle
O monitoramento e controle do projeto permite acompanhar do progresso do projeto a fim medir o seu desempenho em comparação com o plano, revisar seu status, identificar possíveis problemas e implementar mudanças e melhorias conforme necessário, focando principalmente no controle de qualidade e monitoramento de riscos.
Para isso, podemos citar as seguintes possibilidades ferramentais para maximizar essa etapa:
Insights através dos quadros, relatórios nativos e até mesmo usando o eazyBI (exemplo 07)
Utilização do Confluence (exemplo 08) para colaboração e registros gerais, incluindo, mas não se limitando a: armazenamento de documentos (anexos) do projeto, registro de ATAs de reuniões e cerimônias, gerenciamento de riscos e relatórios de status.
Acompanhamento das horas planejadas e realizadas (exemplo 09)
Benefícios alcançados:
- Aumento da Qualidade:
- Implementa processos de controle de qualidade, assegurando que os produtos ou serviços entregues atendam aos padrões e expectativas estabelecidos.
- Controle de Riscos:
- Permite a identificação e a gestão proativa de riscos, minimizando impactos negativos e aumentando a probabilidade de sucesso do projeto.
- Melhoria Contínua:
- Através da documentação de lições aprendidas e da análise de desempenho, promove a melhoria contínua dos processos e práticas de gestão de projetos.
Possibilidades:
- Disponibilidade de recursos nativos.
- Personalização dos relatórios e escopo apresentado conforme necessidade.
- Exportação dos dados.
- Uso de plugins para potencializar os relatórios, como por exemplo, o eazyBI
- Exportação da página.
- Personalização de template.
- Integração com demais produtos Atlassian.
- Rastreabilidade entre os itens.
- Histórico e armazenamento de demais documentos.
- Colaboração entre os times.
5. Encerramento
Uma vez finalizado todas as atividades do projeto, obtemos o aceito formal da entrega. Sendo assim, podemos criar um material de Encerramento do Projeto, bem como, para registrar os aceites finais (exemplo 10) e lições aprendidas (exemplo 11).
Benefícios alcançados:
- Satisfação das Partes Interessadas:
- Foca nas necessidades e expectativas das partes interessadas, aumentando a probabilidade de satisfação e suporte ao projeto.
- Gerenciamento de Mudanças:
- Facilita a gestão de mudanças, permitindo a adaptação a novas circunstâncias e garantindo que as mudanças sejam realizadas de forma controlada e documentada.
Possibilidades:
- Atribuir fluxos de aprovação nos documentos através do Comala Document Management | Atlassian Marketplace
- Gerar versionamento dos documentos.
- Adaptar os documentos para as necessidade do negócio.
- Relacionar os documentos de encerramento no ciclo de vida do projeto, como por exemplo Ficha do Projeto.
Conclusão
Os exemplos mencionados anteriormente não são limitados. Vale destacar que existem de outros recursos nativos dos produtos Atlassian que agregam valor ao ciclo de vida do projeto e também opções adicionais que utilizam recursos complementares, como plugins, para potencializar o processo.
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