As empresas do ramo financeiro precisam de um controle rigoroso da gestão dos seus serviços de TI para garantir a continuidade dos negócios, gerenciar riscos operacionais e garantir a conformidade com órgãos reguladores. Dentre eles, temos como exemplo o Banco Central do Brasil (BACEN) e a Sarbanes-Oxley (SOX).
Esses e outros órgãos submetem as empresas deste ramo a auditorias frequentes para garantir que elas estejam operando em conformidade com as regulamentações financeiras e de governança. O objetivo é proteger os interesses dos clientes e investidores, e manter a estabilidade do sistema financeiro.
O setor financeiro também lida com transações sensíveis e movimentações de grande importância, onde a margem para erro é mínima. Para manter tudo em ordem, é essencial que os processos de TI sejam bem definidos e rastreáveis, especialmente quando envolvem sistemas críticos. Afinal, qualquer falha pode ter um impacto direto nos negócios. Por isso é importante garantir uma boa documentação dos processos e seguir políticas de segurança e compliance.
Contar com uma ferramenta de ITSM robusta é de extrema importância para garantir que os serviços de TI estejam em conformidade. Ela também apoia na prevenção de falhas em áreas sensíveis (como interrupções operacionais ou incidentes de segurança). Problemas desse tipo não só podem gerar prejuízos financeiros, mas também podem levar a penalidades, multas e até afetar a reputação da empresa.
Você sabe se seus processos de TI estão devidamente documentados e auditáveis? Falhas na rastreabilidade de mudanças e incidentes podem custar caro às instituições financeiras.
O que os auditores querem ver?
Durante as auditorias, busca-se verificar a conformidade da empresa com as normas e as legislações específicas e querem evidências de que as práticas de gerenciamento de TI estão sendo executadas e controladas. E é por meio do ITSM que essas evidências podem ser coletadas e fornecidas.
Dentre os itens de auditoria, as evidências podem ser fornecidas de diferentes maneiras, seja por meio das políticas e procedimentos documentados, quanto por meio dos registros, históricos, logs e relatórios da ferramenta de ITSM.
Como o Jira Service Management Potencializa a Conformidade e Eficiência Operacional
O Jira Service Management (JSM) é orientado ao ITIL4. Ele apoia as equipes na consolidação das melhores práticas de gerenciamento de serviços de TI ao oferecer uma série de recursos que são perfeitamente adequados para o setor financeiro, ajudando a cumprir regulamentações e normas, além de oportunizar melhor eficiência operacional de TI. Com o Jira Service Management é possível implantar processos inteligentes, padronizados, personalizados e automatizados de acordo com as necessidades de negócio.
Leia também: A importância do ITIL 4 para o gerenciamento dos serviços de TI
Com a ferramenta da Atlassian é possível manter o rastreamento de todas as atividades (movimentações, updates, tratativas, com data, hora e quem executou). Estes rastreamentos são automaticamente gravados no histórico de cada registro, gerando evidências detalhadas e facilmente acessíveis para auditorias.
As automações podem ser criadas de acordo com cada necessidade e levando em consideração as regras de negócio. Elas podem ser utilizadas para trazer mais confiabilidade e agilidade para o processo. As automações também apoiam na categorização de incidentes, podendo disparar a abertura automática de uma war room, bem como a abertura automática de um registro de problema para a investigação da causa raiz, garantindo que as respostas a incidentes estejam documentadas de maneira consistente e auditável.
Em situações de mudanças, as automações podem otimizar etapas do processo, especialmente em cenários de alterações ágeis, permitindo a execução de tarefas por meio de agendamentos. Um processo eficiente de Solicitação de Acessos, integrado às Requisições de Serviços, pode automatizar o fluxo de aprovações, garantindo que sejam direcionadas às pessoas certas. Além disso, a capacidade de registrar e fornecer evidências das solicitações e aprovações é essencial para atender às exigências de auditorias regulatórias.
Leia mais sobre automações: 4 práticas para criar automações de valor no Jira
A integração do Opsgenie permite a automação de processos críticos, melhorando a capacidade de gerenciar incidentes de forma proativa e automatizada, pois centraliza alertas de diversos sistemas de monitoramento, categorizando-os por importância e urgência, notificando automaticamente as equipes responsáveis em vários canais, como chamadas de voz, e-mails, SMS e notificações push.
Ferramentas como o Guard (antigo Access), integradas ao Jira, possibilitam a gestão centralizada de usuários e da segurança das soluções Atlassian. Além disso, configurações adicionais de permissões em projetos asseguram que apenas pessoas autorizadas tenham acesso a dados sensíveis.
O Assets, funcionalidade nativa do Jira Service Management nas edições Premium e Enterprise, atua como um Sistema de Gerenciamento de Configurações (CMS – Configuration Management System). Ele permite centralizar o CMDB, garantindo que os ativos e configurações de TI sejam identificados, controlados e gerenciados ao longo de todo o seu ciclo de vida. Além disso, o Assets facilita a integração de múltiplas fontes de dados, proporcionando uma visão abrangente das dependências e relacionamentos críticos, o que apoia na tomada de decisões e na gestão eficiente da infraestrutura de TI.
O Confluence é recomendado para armazenar políticas, procedimentos de conformidade e outros documentos essenciais, como relatórios de post-mortem de incidentes, análises de causas raiz de problemas e planos de mudança. Ele oferece uma fonte centralizada de informações, facilitando o acesso e a consulta por auditores e demais stakeholders.
Todo o poder tecnológico que o Jira Service Management possui permite também que sejam criadas integrações com outros sistemas, por meio de APIs ou Webhooks, automatizando etapas de outros processos, como por exemplo de Gestão de Acessos, garantindo o registro automático das execuções por meio de logs.
Saiba mais sobre integrações: Integração além da simples conexão: Como Conectar Processos e Evitar Erros Críticos
Melhorando a Eficiência Operacional com Jira Service Management
A automação de fluxos de trabalho críticos com o Jira Service Management (JSM) permite que empresas do setor financeiro reduzam tempos de resposta, aumentem a eficiência e minimizem riscos, garantindo continuidade e produtividade. Com relatórios detalhados e dashboards personalizados, o JSM oferece visibilidade em tempo real sobre incidentes, SLAs e mudanças, facilitando decisões ágeis e a melhoria contínua dos processos. Conforme destacado no livro The Phoenix Project, a TI é um gerador de valor, e utilizar ferramentas como o JSM assegura conformidade, reduz erros manuais e gerencia riscos de forma eficaz e transparente.
As auditorias regulatórias fazem parte da rotina de qualquer instituição financeira, e a capacidade de fornecer evidências claras e rastreáveis de todos os processos de TI é essencial para evitar penalidades e garantir a conformidade. Muitas empresas acreditam que estão em dia com as exigências apenas por terem implementado boas práticas há alguns anos. Todavia, com a evolução constante das regulamentações e do cenário de TI, o que funcionava ontem pode não ser mais suficiente hoje. Ou pode existir uma maneira melhor e mais eficiente para fazer o que já era feito, de forma mais simples e prática.
Se sua empresa precisa melhorar a governança de TI e garantir que os processos estejam totalmente alinhados às exigências regulatórias, é necessário realizar uma análise personalizada para obter soluções sob medida. As auditorias regulatórias se tornam mais rigorosas a cada ano, e áreas como rastreabilidade de incidentes e gestão de mudanças estão sendo cada vez mais examinadas.
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