As automações no Jira permitem que as equipes trabalhem de forma mais ágil, dando autonomia à medida que a ferramenta opera tarefas repetitivas. Para criá-las, é preciso ter regras definindo os acionadores, as condições e as ações. Sabendo definir essas três partes, é possível automatizar quase tudo na ferramenta.
Contudo, as automações devem ser vistas como estratégias de negócio, não apenas como algo ferramental. Para ajudar você a pensar sobre as automações no Jira de forma mais estratégica, trazemos 4 boas práticas que ajudam a definir automações que trazem mais valor à sua empresa.
Crie automações que contribuam para o gerenciamento de problemas
As automações do Jira podem ajudar as equipes de TI a identificar problemas a partir da gestão de incidentes. Você pode, por exemplo, criar uma automação que identifique e sinalize quando vários chamados forem abertos para um mesmo incidente, ao invés de esperar que essa revisão seja feita de forma manual.
Isso ajuda as equipes de TI a fazer uma melhor gestão dos serviços de TI. Com essa automação, é possível rastrear um problema e fazer um troubleshooting para entender por que ele tem ocorrido. Isso evita que ele se torne algo incorrigível. Dessa forma, a sustentação da área de TI é mais segura, pois a automação irá identificar problemas sem a necessidade de alguém para fazer esse trabalho.
Entenda quais processos podem ser facilmente otimizados
Um dos pontos chave das automações é a otimização dos processos. Com as automações, algo que demoraria horas ou dias para ser feito pode ser resolvido de forma simples e em questão de minutos. Isso ocorre principalmente com tarefas simples, mas que levam tempo para serem concluídas.
Um exemplo clássico é o fechamento de chamados. Depois de aberto e resolvido, aquele chamado fica disponível para avaliação do cliente, seja externo ou interno. Ele só será fechado após esse feedback. Caso ele não ocorra, ele ficará em aberto, sendo necessário que alguém o finalize de forma manual. Isso leva tempo e precisa ser feito manualmente. Mas uma automação já pode fazer esse trabalho. No vídeo abaixo, você confere como essa automação funciona na prática:
Esse é apenas um exemplo, mas as automações podem ser utilizadas de várias formas para otimizar processos. Isso ajuda as equipes a focar em tarefas mais importantes e que tragam mais valor ao negócio.
Use a rastreabilidade e a integração de equipes a favor do negócio
O Jira, muitas vezes, registra informações que poderiam ser perdidas facilmente entre as dezenas de e-mails que trocamos ao longo do dia de trabalho. Ali, todos os integrantes de um processo ou projeto têm acesso às informações de que precisam, com a certeza de que nada foi perdido.
Isso é especialmente importante em processos que envolvem mais de uma área ou equipe. Além de permitirem uma rastreabilidade dos dados, as automações os distribuem de forma correta, sem a necessidade de criar listas de e-mails. Com isso, as equipes ficam melhor integradas e organizadas dentro do processo.
Por exemplo, no caso de um processo de contratação, é possível integrar as áreas de TI e RH dentro do Jira para que exista um fluxo das informações e assim cada área cumpra o seu papel em tempo hábil e com menores chances de erro. E, mesmo que ele aconteça, será possível entender onde ele aconteceu e assim poder corrigi-lo para que não aconteça novamente.
Prefira qualidade ao invés de quantidade nas automações
Para que as automações sejam construídas, devemos considerar três premissas:
- Se elas terão um impacto positivo no ambiente ou no projeto;
- Se há disponibilidade de ferramentas para realizar a integração;
- Se elas estão de acordo com as regras de negócios como um todo.
Esses 3 aspectos ajudam a verificar se a automação faz sentido para o seu negócio. Se ela não representa uma mudança significativa para sua equipe, então talvez ela não seja viável, pois você pode gerar conflitos. Como cada automação é baseada em uma regra específica, elas podem ser conflitantes e assim atrapalhar o desempenho uma da outra.
Outro risco é o de criar regras muito complexas, o que também não representa um ganho efetivo.Nesses casos, as automações acabam não surtindo o efeito esperado e você perde o valor não apenas que ela traria, mas também da própria ferramenta.
Se o Jira foi criado para facilitar o dia a dia das equipes, dando maior agilidade e governança aos processos e projetos, o uso indevido de automações pode fazer com que ele se torne apenas mais uma ferramenta dentre tantas outras. Por isso, é muito importante pensar nas automações como parte de uma estratégia de negócio, e não apenas como algo ferramental.
E na sua equipe, você saberia dizer se as automações estão ajudando as equipes a executar melhor o seu trabalho? Ou elas existem sem um propósito concreto e atrapalham o trabalho das equipes?
