Toda mudança causa um estranhamento que, como um luto antecipatório, passa por três fases: a iminência, que é a expectativa do acontecimento; a execução, que é a mudança como um todo; e a resistência, que é a dificuldade de lidar com o novo cenário. Lidar com uma mudança organizacional é algo semelhante a esse momento e por isso devemos ajudar as pessoas a passar por essa transformação.
O trabalho de Human Change Management (HCM) tem a função de gerir esse momento, evitando o desgaste e também a resistência por parte das equipes em relação às novas ferramentas.
O HCM busca criar uma experiência ao usuário que extrapole a tecnologia. A intenção é demonstrar que os efeitos desta mudança irão permitir maior produtividade e visibilidade ao trabalho, principalmente ao implantar ferramentas de gestão e de agilidade.
Para que você faça um bom trabalho de HCM, deixamos aqui 5 dicas de como fazê-lo e mostrar aos usuários que os novos recursos vieram para impactar positivamente o trabalho.
1 – Conheça a cultura da empresa
Pesquisas e alinhamentos entre as equipes de gerenciamento de projetos são essenciais para o sucesso. Isso ajuda a definir expectativas e também a traçar um plano que faça sentido para a empresa. Caso algo seja muito disruptivo para uma companhia, conhecer a cultura interna ajuda a evitar atritos e resistências.
2 – Crie uma comunicação clara e objetiva
É muito importante ter uma comunicação clara para evitar ruídos dentro e fora das equipes. Isso pode atrapalhar a adoção do novo recurso, deixando-o subutilizado caso os colaboradores não sejam devidamente comunicados sobre a mudança.
3 – Uma equipe de cada vez
Comece com a equipe de TI para utilizar o novo recurso, dando tempo para familiarizar-se e depois inclua diferentes cargos e times para que possam utilizar o novo recurso, mas não todas. Assim você também testa a comunicação e vê como o público recebe as mensagens. Quando estas já estiverem adaptadas, é o momento de realizar a migração de toda a empresa.
4 – Encontre embaixadores
Depois de fazer toda a migração, as pessoas terão dúvidas e problemas com a nova ferramenta. Por isso, é importante definir embaixadores para apoiar os usuários durante os primeiros dias de uso e assim evitar resistências por “não estar funcionando”.
5 – Invista em treinamentos
Treinar as equipes ajuda a alinhar toda a empresa em relação ao novo recurso. Os colaboradores se sentem mais seguros, podendo explorar melhor as ferramentas, o que deixa o processo de migração mais tranquilo. Você também pode criar um FAQ com as principais dúvidas que possam surgir. Se julgar necessário, uma consultoria pode ajudar neste processo.
Mudanças não são fáceis. É preciso considerar diversos quesitos da parte técnica e também o fator humano. Assim, um bom trabalho de Human Change Management ajuda a integrar as equipes e a aproveitar o melhor da nova ferramenta, uma vez que as pessoas são peças-chaves para o sucesso de um novo recurso ou uma nova forma de gestão de tarefas.
