Melhores práticas para gerenciar projetos complexos no Jira

Os projetos hoje em dia estão cada vez mais complexos, e alguns fatores pesam bastante nisso. A tecnologia evolui o tempo todo, as equipes estão mais espalhadas pelo mundo graças ao trabalho remoto e diferentes áreas envolvidas trazem perspectivas variadas sobre os benefícios de cada entrega. 



Com isso, mudanças nos requisitos dos projetos se tornam cada vez mais comuns, o que coloca um grande desafio para os gestores. Eles precisam ser flexíveis e se adaptar o tempo todo para garantir que tudo saia como planejado (ou o mais próximo disso). E o Jira, ferramenta da Atlassian para gestão de projetos, é um grande aliado nesse desafio.

Fatores que podem contribuir para a complexidade da gestão do projeto:

• Times diversos com diferentes expectativas: Projetos normalmente envolvem diferentes áreas, cada uma com suas próprias prioridades, o que pode levar a conflitos e atrasos devido ao tempo que é necessário para aprofundar o conhecimento dos processos das áreas.
• Atualizações de escopo: Mudanças frequentes no escopo do projeto podem impactar prazos, custos e entregas, exigindo flexibilidade e adaptabilidade da equipe.
• Tarefas que se conectam: Em muitos projetos, as tarefas estão conectadas de modo que um atraso em uma atividade pode afetar outras, criando um efeito cascata e comprometendo o cronograma geral.
• Equipes remotas: A colaboração com equipes remotas pode representar desafios de comunicação e coordenação, exigindo ferramentas e estratégias específicas para garantir o alinhamento e a produtividade.
• Gestão de riscos e incertezas: Projetos inovadores, especialmente em tecnologia, estão sujeitos a riscos técnicos e estratégicos que precisam ser identificados, avaliados e gerenciados proativamente.
  
  

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Como o Jira e o Confluence podem ajudar a lidar com essa complexidade:

• O Jira facilita na organização e estruturação de tarefas e fluxos de trabalho, trazendo mais transparência e controle do progresso do projeto. Com ele, as equipes conseguem acompanhar as atividades em tempo real, entender as prioridades e identificar possíveis bloqueios antes de se tornarem de fato um problema.
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• Já o Confluence tem a função de hub que centraliza a documentação do projeto e facilita a comunicação entre as equipes, garantindo que as informações estejam acessíveis e organizadas para todas partes interessadas evitando a possibilidade de retrabalho por falta de informações.
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• Utilizando as duas ferramentas combinadas, o Jira e o Confluence criam uma estrutura que pode transformar projetos complexos em iniciativas gerenciáveis e previsíveis. Enquanto o Jira cuida da execução, o Confluence mantém o conhecimento ao alcance de toda equipe que fica mais alinhada e produtiva.
  
  

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Estruturando o Jira para o gerenciamento do projeto

Para que o Jira suporte bem a gestão do projeto, é importante configurá-lo corretamente desde o início e realizar a criação de um projeto de acordo com as necessidades do time. Abaixo uma tabela para comparar os tipos de projeto Team-managed project e Company-managed project:

Dica: Se o projeto for parte de um portfólio maior, é recomendável usar Company-managed, garantindo alinhamento com outros times.



Configure o workflow com as necessidades do projeto:

Cada projeto pode ter um fluxo de trabalho específico, garantindo que as etapas de desenvolvimento e aprovação sejam seguidas corretamente.

• Mapeie o Ciclo de Vida das Tarefas
  Identifique os estágios principais, como: Backlog → Em andamento → Pronto para teste → Testes → Concluído.
  
  
• Crie Transições e Regras
  Defina permissões para que apenas determinados usuários possam mover tarefas entre status.
• Defina transições para saber qual rumo as tarefas devem seguir, por exemplo, quando testado, se o teste não foi bem sucedido, retornar para qual status.
• Utilize automações para ações recorrentes e previsíveis, como atribuição automática de tarefas.
  
  
• Personalize Campos e Tipos de Issue
  Adicione campos obrigatórios para capturar informações essenciais como DoD (definition of done ou definição de concluído), DoR (definition of ready ou definição de pronto) ou campo de instruções de como efetuar o teste.
• Utilize tipos de issue específicos para categorizar demandas (Exemplos: Bug, Pesquisa, Melhoria).
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Utilize de Epics, Stories e Subtasks para segmentar as entregas:

Usando uma hierarquia bem definida a equipe consegue engajar melhor e organizar as tarefas mantendo a visibilidade sobre as dependências e responsabilidades. Com tudo no lugar, fica mais fácil de acompanhar o andamento do trabalho e evitar bloqueios e problemas ao longo do caminho.

Epics: A Visão Macro do Projeto

Representam grandes iniciativas ou funcionalidades dentro do projeto e ajudam a manter o foco no objetivo geral podendo abranger várias sprints ou fases de desenvolvimento. Podemos exemplificar alguns épicos do projeto de um time de RH: “Lançamento do novo portal do colaborador”, “Implementação do sistema de gestão de benefícios” e “Automação do processo de recrutamento e seleção”.

Stories: Dividindo o Trabalho em Partes Gerenciáveis

As Stories podem representar funcionalidades específicas que trazem valor direto para o usuário como também atividades técnicas que não geram uma funcionalidade visível, mas são essenciais para o projeto. Como exemplo de stories no mesmo caso pro projeto do RH, podemos citar: “Criar base de dados de funcionários e benefícios no Assets do Jira”, “Configurar Esquema de objetos no Assets”, “Importar dados iniciais dos colaboradores”

Subtasks: Detalhamento das Atividades

Dividem uma Story em pequenas ações, tornando mais fácil distribuir o trabalho entre a equipe e organizar atividades dentro de uma mesma entrega para garantir que nenhum detalhe passe despercebido. Exemplo de subtasks na mesma linha dos exemplos anteriores, dando continuidade ao projeto RH: “Criar estrutura de objetos para colaboradores (Nome, Cargo, Departamento, etc.)”, “Criar estrutura para os benefícios disponíveis (Plano de Saúde, Vale-Alimentação, etc.)”, “Definir relacionamentos entre colaboradores e seus benefícios”

Dica – Como ter uma visão melhor do projeto: Fazendo o uso do Plans do Jira, é possível acompanhar de forma clara o progresso dos Epics ao longo do tempo, acompanhando as stories associadas e suas dependências. Essa visão ajuda a equipe a identificar possíveis bloqueios antes que se tornem um problema, permitindo que decisões estratégicas sejam tomadas para manter o projeto no caminho certo. Com essa organização as entregas tendem a acontecer dentro do prazo e com a qualidade esperada, sem surpresas de última hora.

Veja também: Melhores práticas na Gestão de Projetos Ágeis

Assim, com o Jira bem estruturado, a gestão de projetos complexos se torna muito mais eficiente. A ferramenta oferece controle, visibilidade e flexibilidade para lidar com as constantes mudanças e desafios que surgem ao longo do caminho. Quando utilizado de forma estratégica — com workflows personalizados, hierarquia clara de tarefas e uso inteligente de automações — o Jira deixa de ser apenas um gerenciador de tarefas e passa a ser um pilar fundamental para garantir entregas com mais qualidade, previsibilidade e alinhamento entre todos os envolvidos.

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