Otimização de Automações no Jira: Reduza Tarefas Repetitivas e Ganhe Eficiência

e-Core • December 26, 2024

A criação de automações no Jira é uma excelente opção para diminuir a quantidade de trabalho repetitivo e otimização de tempo. Se você possui seus processos bem definidos, as automações podem grandes aliadas para executar tarefas tais quais preenchimento de campos de acordo com a criação da issue, categorização de prioridades, envio de comunicados e alertas, controle de SLA, etc. 



Para referência, em novembro de 2023, houve uma mudança no pacote de automações. Antes disso, o pacote de automações tinha um limite único e agrupado para todos os produtos Jira Cloud. Hoje, temos o limite de automações distribuídos de acordo com o produto do plano contratado:


Número de execuções por mês de acordo com o plano


Jira

Outra diferença que impacta diretamente no limite de execuções é que, no pacote anterior, qualquer mudança de regra acionada era contabilizada, mesmo que não tenha sido bem sucedida. No novo formato, somente as execuções bem sucedidas são contabilizadas.

Você pode validar sobre a quantidade de execuções que a instância tem sendo um administrador do Jira através do Global Automation e a aba Usage. Neste local são evidenciadas as 100 automações que estão consumindo mais na instância.


Uma maneira eficaz de economizar execuções de automações é utilizando as funções nativas do workflow do Jira. São elas: Condicionais, validadores e pós-funções. Portanto, sempre que possível, o melhor caminho é aproveitar as condições e pós-funções nativas do Jira para criar automações eficazes e economizar execuções desnecessárias, garantindo uma operação mais fluida e eficiente.

Veja abaixo alguns exemplos de automação a partir das post functions do workflow de fácil aplicação:

  • Na transição para o status de encerramento é possível escolher a post function de atualizar um campo do Jira (que possui só os campos padrão) e escolher preencher a resolução como concluído;
  • Inserir informações em campos personalizados quando realizar determinada transição;
  • Autoassinar para o agente que realizou a transição, assim sempre que a issue for movimentada haverá um responsável.
  • Copiar valor de um campo para outro;
  • Limpar a informação de um campo;
  • Acionar um webhook;


Exemplos de melhores práticas na criação de automações

  • Evitar usar a criação de issues como acionador, pois isso impactará diretamente na quantidade de execuções. 
  • Procure variar o acionador e ser mais específico em relação a quando a ação deve ocorrer. 
  • Utilize o usuário do Automation for Jira como executor, pois esse usuário precisa ter as permissões relevantes para acionar a regra, além de concluir todas as ações necessárias. Por exemplo, se uma regra faz a criação de um comentário em um item o executor da regra vai precisar ter a permissão “Adicionar Comentário”. Caso contrário, a regra vai apresentar erro.
  • Verifique se as regras não entram em conflito umas com as outras.
  • Garantir que a automação não tenha muitas condições para não ficar muito tempo pesquisando e isso impactar diretamente no loop detection.


Em casos que as automações nativas do workflow não são suficientes para atingir as regras do negócio e/ou o limite de execuções mensal está comprometido, os aplicativos externos (third-party apps) são a solução.



Alternativas para automações no Jira

Existem diversas alternativas para rodar automações no Jira utilizando aplicativos disponíveis no marketplace da Atlassian, cada uma com suas características e benefícios específicos.


Jira Misc Workflow Extension (JMWE)

Jira Misc Workflow Extension (JMWE) fornece diversas extensões para workflows no Jira, facilitando a configuração e personalização sem necessidade de codificação. Permite criar condições, validações, pós-funções e ações automatizadas com base em transições de workflows. Assim, o uso do (JMWE) é ideal quando necessário criar fluxos de trabalho personalizados e automatizar tarefas repetitivas dentro do Jira. O JMWE é indicado para ações como transições de status, atualizações de campos e notificações automáticas, sendo especialmente útil para configurações sem a necessidade de código complexo.


Automation Suite for Jira Workflows (JSU)

Com uma interface intuitiva e uma ampla gama de funcionalidades, o JSU permite configurar transições automatizadas, validações e condições de maneira fácil e eficiente. Ele facilita a criação de regras personalizadas para garantir que todas as etapas do fluxo de trabalho sejam seguidas corretamente. Desse modo, o JSU é uma boa opção em termos de simplicidade e eficiência para usuários que preferem não lidar com código. Possui configurações rápidas e eficazes, oferecendo uma variedade de condições e pós-funções que facilitam a automação de tarefas comuns no Jira


Jira Workflow Toolbox (JWT)

Também oferece diversas condições, validações e pós-funções para workflows no Jira, com um enfoque em funcionalidades avançadas e personalização sem programação, apesar de suportar a execução de scripts Groovy. O JWT destaca-se por sua capacidade de lidar com lógica condicional complexa e manipulação de campos personalizados, permitindo a criação de workflows altamente customizados que atendem às necessidades específicas dos negócios.



Recomendamos o uso do JWT quando há a necessidade de integrações mais profundas e complexas com sistemas externos, ou quando é preciso executar scripts que interagem diretamente com a API do Jira. Apesar de ser uma boa opção, é importante lembrar que suas capacidades não são extensas como as do ScripRunner, por exemplo.


ScriptRunner

O ScriptRunner é uma das opções mais populares, pois além de fornecer condições, validações e pós-funções para os workflows, permite a execução de automações complexas e personalizadas usando scripts Groovy. Possui uma extensa biblioteca de scripts pré-construídos e integrações robustas com sistemas externos tais como bancos de dados, CI/CD, serviços web e repositórios. Requer conhecimento de scripting, especificamente Groovy, o que pode ser desafiador para usuários não técnicos.


Assim, o Scriptrunner é indicado quando se deseja ter o máximo controle e flexibilidade na automação e personalização do Jira. Ele permite a criação de scripts complexos que podem ser usados para uma variedade de tarefas, incluindo validações de campos, pós-funções, condições e até mesmo scripts agendados. É a melhor opção para usuários que precisam de uma solução robusta e altamente personalizável.


Todas as ferramentas citadas acima possuem uma mesma limitação: a quantidade de 100 webhooks. Isso consiste em notificar o app quando algo novo acontece, como um novo comentário ou uma atualização em um campo, ele avisa que o aplicativo pode executar. 

Ao selecionar a ferramenta adequada para automação de workflows no Jira, é essencial considerar o nível de complexidade necessário, a experiência técnica da equipe e as especificidades dos processos de negócios. Cada uma dessas ferramentas oferece vantagens únicas que podem ser aproveitadas conforme a necessidade, garantindo um gerenciamento eficiente e personalizado dos workflows.


Diferenciais das automações nativas do Jira 


Apesar de os aplicativos oferecerem soluções avançadas e personalizadas, ainda existem situações em que é melhor utilizar as automações nativas do Jira. 


Uso de emails

Devido às regulamentações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), é crucial garantir que as informações sensíveis dos clientes e usuários sejam manejadas de forma segura e conforme a legislação. As automações nativas do Jira são projetadas para estar em conformidade com essas regulamentações, reduzindo o risco de violações de dados que podem ocorrer ao usar aplicativos de terceiros.

Portanto, para automações que lidam com dados pessoais e comunicações via email, recomendamos fortemente o uso das funcionalidades nativas do Jira. Isso não só assegura conformidade com a LGPD, mas também simplifica a gestão de dados sensíveis, garantindo que eles sejam tratados com o nível adequado de segurança e privacidade. 


SLA (Service Level Agreement)

Os aplicativos não possuem a mesma profundidade de integração com SLAs, pois o campo de SLA no Jira Service Management não fica disponível para monitoramento pelos aplicativos externos, por exemplo. O Jira também possui gatilhos específicos para SLA, por exemplo o “SLA threshold breached“, que permite que ações sejam executadas automaticamente quando um SLA está prestes a ser violado ou já foi violado.

Isso possibilita uma resposta imediata e eficaz dentro do próprio Jira, algo que pode ser mais complexo ou menos eficiente de implementar com aplicativos externos. Além disso, o uso de automações nativas garante melhor conformidade com regulamentações de proteção de dados e maior estabilidade do sistema.



Integração com Slack

O Jira oferece nativamente uma integração robusta com o Slack, com gatilhos específicos que podem auxiliar no monitoramento das issues, ajudando a manter todos os membros da equipe informados sem precisar alternar entre as ferramentas.

Alguns exemplos de aplicações:

  • Notificação de Novo Ticket: Sempre que um novo ticket é criado, uma mensagem é enviada automaticamente para um canal específico no Slack.
  • Mudança de Status: Quando o status de um ticket muda, uma notificação é enviada ao responsável via mensagem direta no Slack.

 

Através do Automation for Jira, é possível receber notificações focadas a partir de gatilhos e condições bem definidas conforme exemplos abaixo:

  • Regra de Escalonamento: Se um ticket de alta prioridade não é atualizado dentro de 48 horas, uma notificação é enviada para um canal de gerência no Slack e ele é automaticamente atribuído a um supervisor.
  • Atualização de Campos Personalizados: Quando um ticket é movido para “Concluído”, uma regra automatizada atualiza o campo “Data de Conclusão” e envia um relatório semanal consolidado para um canal de análise no Slack.

 

A e-Core como Atlassian Platinum Solution Partner, possui processos e ferramentas para melhorar a eficiência e eficácia das automações, diminuindo os tempos de projetos e melhorando a qualidade da entrega. Entre em contato conosco e veja como podemos apoiar o seu negócio! 


A woman in a green jacket is smiling in a circle.

Mariana Silveira Sales

Software Consultant

A woman in a white sweater is smiling in a circle.

Juliana Saucedo

Software Consultant


e-Core

Combinamos experiência global com tecnologias emergentes para ajudar empresas como a sua a criar produtos digitais inovadores, modernizar plataformas de tecnologia e melhorar a eficiência nas operações digitais.


Isso pode te interessar:

IA aplicada a Estratégia Organizacional: casos práticos com Atlassian Intelligence, Rovo e Loom
By e-Core August 21, 2025
Veja como aplicar AI na estratégia organizacional e transformar produtividade, visibilidade e colaboração em vantagem competitiva.
Guia de Recursos: Técnicas de Fine Tuning em GenAI
By e-Core August 11, 2025
Por trás da popularização de GenAI e dos benefícios em eficiência e tomada de decisões, existe um grande trabalho ao identificar padrões em enormes volumes de dados, estabelecendo relações entre essas informações que precisa ser otimizada. Nesse e-book iremos conhecer melhor uma delas, o fine tunning.
By e-Core August 7, 2025
Durante o processo de procura de novas oportunidades de emprego é comum surgirem algumas dúvidas com relação a candidatura, processo, como se comportar e etc. Nesse texto você vai encontrar algumas dicas que podem te ajudar em diversas situações. Primeiro passo: A procura! Durante a pesquisa por vagas, que fazem sentido para cada um, é comum levarmos em consideração coisas como nome da empresa, nível da vaga, benefícios e se de fato temos a compatibilidade técnica e comportamental exigida. Porém, é de extrema importância analisar o quanto de afinidade a empresa e a oportunidade tem com você, pessoa candidata. Além de colocar na balança as exigências e as oportunidades, e fatores como a distância, horários e modelo de trabalho, lembre-se de prestar atenção à estrutura, à cultura e ao negócio da empresa. Uma boa forma de fazer isso é conferindo os feedbacks das pessoas que trabalham ou trabalharam na empresa, tanto nas redes sociais quanto no Glassdoor, por exemplo, para que você possa compreender no detalhe como é a cultura daquela empresa de acordo com os seus valores. Isso aumenta sua assertividade na hora de avaliar a Oferta de Emprego, bem como traz um prognóstico mais fiel de como será sua adaptação no novo desafio. Segundo passo: Participando do processo. O Processo começou, e agora? Nesta etapa é extremamente importante esclarecer as dúvidas e perguntar. Calma! O nervosismo é normal, mas lembre-se que é extremamente importante organizar as ideias e perguntar. Por exemplo, aqui na e-core temos algumas etapas onde você poderá tirar dúvidas direcionadas em cada fase: Na etapa de RH : nessa fase você consegue tirar dúvidas sobre benefícios, estrutura da empresa, iniciativas de saúde e bem estar, dentre outros pontos, principalmente relacionados à cultura no geral. Na etapa técnica : Nesta etapa você tem contato com pessoas da sua área, então as perguntas podem ser aprofundadas – como é o dia a dia de trabalho com seu futuro time? Como é o contato com o cliente? Quais tecnologias são utilizadas? Você gosta de trabalhar na empresa – e por quê? Na etapa de liderança: você consegue não só tirar dúvidas sobre o time, mas sobre desafios futuros, expectativas para o cargo e desenvolvimento profissional. Durante o processo seletivo, o ideal é aproveitar ao máximo e ter em mente que estamos nos avaliando mutuamente, e por isso tanto a empresa quanto você deve perguntar e esclarecer dúvidas sobre o que for necessário. Afinal é como o início de um relacionamento. Uma experiência positiva, durante um processo seletivo, está sempre ligada à transparência e feedback, independente do resultado. Tome alguns cuidados ao trazer seus exemplos vividos, lembre-se que o tempo de uma entrevista apesar de parecer longo, é muito curto, mas ele é tudo que temos para nos conhecer e ter um overview geral das suas experiências, e é onde nós do RH podemos entender se faz ou não sentido avançar com você para as próximas etapas. Por isso, busque organizar suas ideias para trazer suas experiências, evite ser prolixo (nós sempre pediremos mais informações quando necessário então não precisa se preocupar em contar tudo de uma vez, pois vamos focar nos pontos que são importantes para a oportunidade em questão), e o importante é focar em suas experiências, nos seus objetivos, metas e vulnerabilidades (afinal, todos temos!). Terceiro passo: Recebendo feedback do processo. Feedbacks nem sempre são fáceis, podem nos trazer um sentimento de medo antes mesmo de sabermos qual o assunto, mas respire, lembre-se que todo feedback nos traz um crescimento. Essa é uma etapa muito importante, pois estar com a mente aberta para feedbacks vai ajudar no seu desenvolvimento pessoal e profissional e vai deixar você, pessoa candidata, cada vez mais preparada. Todo feedback abre um espaço para pedir dicas de como se preparar, de como aprender mais, de como crescer! Pedir feedbacks não é problema, seu desenvolvimento é exclusivamente seu, por isso, esse comportamento é extremamente valorizado e vai te ajudar a criar redes de networking além de impulsionar seu desenvolvimento. Boa sorte na sua jornada! Bom, agora que já falamos sobre algumas dicas rápidas, lembre-se que você é o protagonista da sua carreira. Por isso, é importante analisar com cuidado e atenção os passos que você escolhe dar nesse trajeto. Busque conhecimento e não tenha medo de pedir feedbacks, assim, você estará cada vez mais perto de conquistar a oportunidade ideal e de crescer profissionalmente. Boa sorte na sua jornada!