Melhores práticas na Gestão de Projetos Ágeis

A implantação eficaz do modelo ágil de gestão de projetos, como Scrum e Kanban, ainda representa um desafio para muitas organizações, incluindo aquelas com foco em tecnologia.

 

Até hoje, mais de 20 anos depois do Manifesto Ágil, muitas ainda possuem dificuldades na própria aplicação das práticas ágeis, como a execução das cerimônias, a priorização das tarefas e o planejamento das entregas, impactando não somente o prazo de lançamento de novos produtos e serviços, como também a satisfação da equipe.

Com base em nossa experiência na gestão de projetos ágeis, apresento neste artigo algumas práticas aplicadas em nossos clientes e os benefícios obtidos após estas melhorias.

Otimização da Daily Meeting

O modelo ágil de gestão de projetos recomenda que as Daily Meetings tenham a duração de, no máximo, 15 minutos. Porém, pode ocorrer de excederem o tempo recomendado, ou ainda, de se tornarem uma reunião de status.

Para reduzir este problema, a equipe deve focar apenas nos três pontos principais, ao invés de informar o status de cada tarefa:

• Atividade atual
• Próxima atividade
• Eventuais impedimentos

Temas técnicos fora do escopo da Daily Meeting devem ser discutidos em reuniões específicas ou na Refinement Meeting, para que haja o detalhamento das tarefas. Essas mudanças garantem o foco nos objetivos principais de cada cerimônia.

Adicionalmente, a equipe pode ser orientada a atualizar o quadro Kanban antes de cada Daily Meeting, incluindo as informações necessárias nas tarefas, atualizando seu status e atribuindo-as para o próximo responsável, evitando assim, que tarefas concluídas permaneçam estagnadas no fluxo de desenvolvimento.

Qual a importância das ferramentas numa gestão ágil? Leia sobre aqui!

Priorização do Backlog do Produto

A priorização eficaz das tarefas pode ser um dos principais desafios na gestão de projetos ágeis. Gerentes de Produto podem considerar todas as funcionalidades a serem desenvolvidas como prioritárias, o que dificulta o foco da equipe de desenvolvimento e pode gerar retrabalho.

Para resolver essa questão, os Gerentes de Produto devem ordenar as tarefas com base em técnicas de priorização do backlog, tais como o valor para o cliente, o impacto no negócio, o esforço de desenvolvimento ou a criticidade daquela nova funcionalidade.

Esta prioridade deve ser refletida no quadro Kanban, reduzindo o tempo gasto na definição da próxima tarefa e proporcionando maior autonomia à equipe, que pode simplesmente puxar a próxima tarefa do backlog assim que concluir a tarefa atual.

A priorização do backlog deve ser um pré-requisito para a Sprint Planning Meeting, para que a equipe de desenvolvimento consiga definir quais atividades podem ser incluídas no escopo da Sprint, com base na prioridade e estimativa de cada uma.

Saiba como integrar métricas e princípios ágeis: Otimizando a entrega de serviços de TI

Melhoria no Detalhamento de Tarefas

Tarefas mal definidas são um entrave frequente nos projetos de desenvolvimento de software, exigindo tempo extra da equipe de desenvolvimento para esclarecer o escopo, que não estava estimado no início da Sprint.

Para mitigar este problema, a equipe pode estabelecer o Definition of Ready (DoR) e o Definition of Done (DoD), com o objetivo de definir quais critérios devem ser atingidos antes de incluir uma tarefa na Sprint e quais devem atingidos para que a tarefa possa ser considerada concluída. Na prática, isso significa que, apenas quando as tarefas estiverem bem detalhadas, elas poderão ser incluídas na Sprint para que o seu desenvolvimento seja iniciado.

Outro problema que podemos encontrar é a criação de tarefas muito grandes, que podem demorar meses para serem concluídas. Considerando que o Modelo Scrum recomenda que as tarefas sejam executadas por completo no período de uma Sprint, no caso das tarefas complexas que precisam de um tempo maior, a equipe pode dividi-las em sub-tarefas menores, que possam ser entregues e validadas dentro da Sprint.

Além disso, no caso de tarefas que ainda requerem um refinamento para que possam ser estimadas, é possível criar uma tarefa de investigação (ou spike), para que seja definida a solução e, após concluída esta tarefa, a tarefa de desenvolvimento da funcionalidade pode ser descrita e estimada de acordo com a sua complexidade.

Leia também: Alinhamento Estratégico: Alicerce para o Sucesso Organizacional

Realização da Retrospective Meeting

A realização da Retrospective Meeting é essencial para identificar o que está funcionando e quais são os pontos de melhoria que podem ser implementados.

Durante esta reunião, a equipe pode apresentar algumas métricas para dar visibilidade do projeto, tais como:

• Velocidade da equipe: quantos pontos são entregues em média por Sprint;
• Throughput: quantos itens ou funcionalidades a squad entrega em média por Sprint;
• Lead time: quanto tempo a squad leva para entregar um item;
• WIP: quantos itens em média a squad possui em andamento por Sprint.

Para que esta reunião seja efetiva, é necessário que haja um ambiente seguro, em que todos os membros da equipe possam compartilhar sugestões e preocupações. Esta cultura de melhoria contínua é essencial para que a equipe possa trabalhar com mais satisfação e entregar as tarefas com mais agilidade a cada Sprint.

Conclusão

Começando com pequenos passos e aplicando o conceito de melhoria contínua, essas ações impactam positivamente na organização das cerimônias (Daily, Planning, Retrospective e Refinement Meetings), na priorização de tarefas e no planejamento da Sprint. Como consequência, a squad se torna mais eficiente e mais satisfeita, o que possibilita o lançamento de funcionalidades em um menor time-to-market.

Quer saber mais sobre gestão de projetos ágeis e como a e-Core pode te apoiar nos seus desafios? Clique aqui para falar com os nossos especialistas.